Préparer sa DRM automatiquement : vos documents, le fichier CIEL

Ce qu’il fait. Il prépare votre déclaration récapitulative mensuelle (DRM) à partir de vos documents du mois : stocks de début et de fin, entrées, sorties par destination, compte de capsules et droits. Il vous rend le fichier à importer dans CIEL et un résumé lisible. Il s’adresse aux domaines qui déposent leur DRM avec un numéro d’accises (entrepositaires agréés).

Ce qu’il ne fait pas. Il ne dépose pas et ne paie pas votre DRM : le dépôt, la validation et le paiement restent entre vos mains dans CIEL. Il ne tient pas votre registre de cave, qui reste le vôtre. Il couvre les vins tranquilles et mousseux en droits suspendus ; il ne traite pas encore les vins doux naturels, les vins de liqueur ni la balance en droits acquittés, et ne prépare ni vos DAE, ni votre déclaration de récolte, ni vos déclarations de stocks.

Vous déclarez sur la plateforme de votre interprofession ? L’import d’un fichier dans CIEL est la voie que la douane décrit pour les domaines qui ne sont pas ressortissants d’une interprofession viticole (section 4). Si vous passez par la plateforme de votre interprofession, écrivez-nous : nous regardons avec vous comment vous éviter la ressaisie.

À l’ouverture de votre compte, la page « Mes documents DRM » affiche la liste de ce qu’il faut pour démarrer :

1. Le dernier stock de clôture de votre DRM ou de CIEL : c’est le point de départ du premier mois préparé.
2. Vos 12 derniers mois de DRM, depuis CIEL : ils alimentent votre tableau de bord dès le premier jour.
3. Votre numéro d’accises.

Tant que ces éléments ne sont pas repris, la page affiche « Mise en place » avec la mention « En préparation » et cette liste ; le tableau de bord n’apparaît qu’une fois votre historique repris : il n’est jamais présenté vide. Vos vins sont repris de ces DRM, chacun avec le « libellé personnalisé » que CIEL connaît déjà : ce nom ne se modifie plus une fois créé.

Avant tout envoi de document, vous acceptez en ligne les conditions du service et l’annexe de sous-traitance, qui fixe ce qui est fait de vos documents (section 6).

La page « Mes documents DRM » est pensée pour le téléphone d’abord.

Le bon mois est déjà choisi. La DRM d’un mois se dépose au plus tard le 10 du mois suivant (le jour ouvré suivant si le 10 tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié) : jusqu’au 10, la page propose le mois précédent, ensuite le mois en cours. Vous pouvez choisir un autre mois parmi les quatorze derniers.

Ce que vous pouvez envoyer :

• « Prendre une photo » : le cahier de cave, un bon de livraison, une facture, directement avec l’appareil photo du téléphone ;
• « Ajouter des fichiers » : photos (JPEG, PNG, HEIC, WebP), PDF, tableurs au format xlsx ou csv, par exemple l’export de votre caisse ou de votre e-boutique ;
• un texte collé : un message, un relevé, des chiffres copiés d’un e-mail ou de votre logiciel de caisse ;
• une capture d’écran collée sur la page depuis l’ordinateur ;
• une remarque facultative, par exemple « la facture de décembre arrive la semaine prochaine ».

Chaque fichier peut peser jusqu’à 15 Mo, et un mois peut recevoir jusqu’à 30 documents. Un ancien fichier Excel (.xls) est refusé : enregistrez-le en .xlsx, ou envoyez une photo ou un PDF. Aucun modèle à remplir : vous envoyez ce que vous avez déjà.

Un envoi par e-mail reste possible en secours : les documents reçus ainsi sont ajoutés à la page de votre mois, pour qu’un seul endroit garde tout le mois.

Le suivi du mois. Chaque mois porte un statut, en clair :

S’il manque quelque chose, vous recevez un e-mail avec le lien vers la page du mois, où une question précise vous attend, par exemple sur un vin inconnu ou des capsules qui ne tombent pas juste. Vous répondez sur la même page, sans pièce jointe à rechercher dans vos e-mails.

Ce qui est vérifié avant de produire le fichier :

• les stocks de début reprennent ceux du mois précédent : vous ne les retapez pas ;
• le compte de capsules tombe juste : début + achats − utilisées − pertes = fin ;
• les incohérences : vin inconnu, date hors du mois, quantité impossible ;
• les principales règles de contrôle publiées par la douane et le format officiel des fichiers CIEL.

Ces vérifications portent sur la cohérence des chiffres reçus : elles ne remplacent pas votre relecture et ne garantissent pas qu’un document manquant ou erroné sera détecté.

Quand le fichier est prêt, un e-mail vous prévient. Sur la page du mois, deux boutons :

• « Télécharger le XML » : le fichier à importer dans CIEL, au format XML de la douane (« DTI+ ») ;
• « Voir le récapitulatif » : un résumé lisible (stocks, capsules, droits, DAE non apurés que vous avez signalés, date limite).

Dans CIEL, la douane décrit la marche à suivre pour un domaine qui n’est pas ressortissant d’une interprofession viticole : vous importez le fichier de données, qui pré-remplit la déclaration, puis vous la relisez, la corrigez si besoin et la validez. Pour importer, il faut un compte sur le portail de la douane et l’habilitation à CIEL (convention d’adhésion envoyée à votre service des douanes). CIEL refuse un fichier qui ne respecte pas l’une de ses règles : si l’import échoue, écrivez-nous. Le paiement des droits se fait ensuite comme d’habitude, par prélèvement SEPA interentreprises à la DGFiP, avec un mandat signé auprès de votre banque, sur le compte que vous choisissez au moment de valider. Le détail est dans notre guide de la DRM douane, sections 4 et 6.

Une fois le démarrage repris, le « Tableau de bord DRM » de votre compte montre, à partir de vos déclarations préparées :

• les sorties par mois et par destination (France sous capsule, UE et export, dégustation et consommation familiale, pertes), et, dès qu’une année d’historique existe, la comparaison avec l’année précédente ;
• les vins les plus sortis du mois et de l’année ;
• le stock par vin et le nombre de mois restants au rythme actuel ;
• les capsules CRD restantes, avec l’alerte « À commander : moins d’un mois d’avance » ;
• l’accise sur vos ventes en France, par mois et sur l’année, calculée à partir des volumes sortis et du taux en vigueur (ce n’est pas un relevé de vos paiements) ;
• les prochaines échéances : DRM, déclaration de récolte, inventaire annuel.

Les volumes sont en hectolitres, avec leur équivalent en bouteilles de 75 cl. Quand vos vins ont un prix, le tableau ajoute un chiffre d’affaires estimé et une valeur potentielle au prix de vente : ce sont des estimations, calculées à partir des prix de vos vins, pas votre comptabilité. La valeur potentielle n’est pas la valeur de votre stock au sens comptable, et le stock de la DRM comprend le vin encore en cuve.

C’est vous qui déposez votre DRM. Oenolosite ne détient pas vos identifiants sur le portail de la douane, ne dépose pas votre déclaration et n’agit pas en votre nom auprès de l’administration. Vous restez le seul déclarant : vous importez, vous corrigez si besoin et vous validez dans CIEL.

Les documents déposés sur la page sont stockés dans l’Union européenne, dans un espace de stockage privé réservé aux documents de la DRM, séparé des sites internet. Aucun fichier n’a de lien public : chaque document n’est remis, en téléchargement, qu’à un compte autorisé pour votre domaine, c’est-à-dire vous et l’équipe Oenolosite qui gère le service. Les e-mails de notification ne contiennent ni pièce jointe ni le contenu de vos documents, seulement un lien vers la page du mois.

Ce que votre compte peut faire. Vous ajoutez des documents, écrivez une remarque et répondez aux questions ; un document envoyé ne se modifie plus depuis votre compte, ce qui garde une trace fidèle de chaque mois. Chaque domaine ne voit que ses propres mois.

L’intelligence artificielle. L’IA qui aide à lire vos documents n’envoie rien, ni à la douane ni à personne : son usage est encadré et contrôlé, pour que vos chiffres restent sûrs.

Un contrat de sous-traitance avant le premier document. L’annexe de sous-traitance (article 28 du RGPD) est acceptée en ligne à l’inscription, avant tout envoi de document réel. Vos données servent seulement à préparer vos DRM et votre tableau de bord. Vos documents sont supprimés sur demande et à la fin du service ; avant cela, vous récupérez vos fichiers de déclaration, vos résumés et vos documents.

Gardez vos originaux. Les documents déposés ne remplacent pas votre archivage : livres, registres, documents et pièces soumis au contrôle fiscal se conservent notamment six ans (livre des procédures fiscales, article L. 102 B), et d’autres durées peuvent s’appliquer à vos documents douaniers. Gardez une copie de chaque document que vous envoyez.